Medewerker directiesecretariaat Cultuur, Jeugd en Sport

Het directiesecretariaat ondersteunt de algemeen directeur bij de dagelijkse werkzaamheden en heeft een coördinerende draaischijffunctie ter ondersteuning van de algemene werking van de algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport. Het directiesecretariaat begeleidt medewerkers van de verschillende diensten en ziet toe op de kwalitatieve uitvoering van taken door procesverbetering en modellering. Het directiesecretariaat staat ook in voor centrale opvolging van de college(lid)procedure.​ 

Dagelijkse activiteiten inzake organiseren en plannen:  

• Je biedt directe ondersteuning aan de algemeen directeur en verleent hem bijstand bij uiteenlopende taken;
• Je bent het aanspreekpunt voor de algemeen directeur: boodschappen bundelen en doorgeven, schakelfunctie;
• Je bent het aanspreekpunt voor collega’s: praktische ondersteuning, personeelsopvolging, signaalfunctie;  
• Je bent het aanspreekpunt voor vragen van het kabinet (samen met de algemeen directeur en de leden van de kernstaf); 
• Je ondersteunt de directiebrede communicatie: informeren van collega’s van dienstmededelingen en doorgeven van instructies;
• Je stemt interne planningen en prioriteiten af; 
• Je staat in voor de verslagneming van het kernstafoverleg en andere overlegmomenten;  
• Je bent verantwoordelijk voor het materiaalbeheer van de algemene directie;
• Je staat in voor de (digitale) postverwerking (in/uit);  
• Je staat in voor de telefonische dienstverlening aan internen en externen;
• Je beheert de mailboxen cultuur.jeugdsport@vgc.be en staat in voor het gedeeld beheer van de mailbox info@vgc.be. 

Coördineren van directiebrede werkzaamheden en de processen:  

• Je centraliseert en volgt de college(lid)procedure op: je waakt over de naleving van termijnen, gedurende de hele flow van voorbereiding, opvolging en afhandeling;
• Je volgt parlementaire vragen en kabinetsnota’s op;
• Je verzamelt en geeft reiskosten van de personeelsleden (per kwartaal) door;
• Je staat in, samen met de diensthoofden, voor de in- en uitdiensttreding van nieuwe en vertrekkende collega’s;
• Je staat in voor de praktische ondersteuning voor een efficiënt werkende digitale werkomgeving en het beheer van toegangsrechten op diverse digitale platformen. 

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacature

Je bent bachelor, gegradueerde van het hoger beroepsonderwijs of master.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• je hebt kennis van digitale toepassingen (M365, Canva.com, …)
• Je bent dienstverlenend ingesteld
• je bent discreet
• je bent een teamplayer
• je hebt zin voor orde en netheid
• mondelinge meertaligheid (Nederlands, Frans en Engels) is een pluspunt

Je krijgt een voltijdse vervangingsovereenkomst met als loonschaal B111.  

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In de infobundel berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Evenwicht in je leven  

• Als je voltijds werkt, heb je elk jaar 35 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 12 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,36 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in het vacaturebericht. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Thomas Allegeart, algemeen directeur bij de algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport op het nummer 02 563 05 04 of via thomas.allegaert@vgc.be.

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Tiffany De Schrijver beantwoordt graag je vragen op het nummer 0490 67 62 40 of via tiffany.deschrijver@vgc.be.