Privacyverklaring sollicitanten

De organisatie waarbij je solliciteert hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van personen, in dit geval sollicitanten, waarmee ze in contact komt en wil dan ook de relevante wetgeving in deze context goed toepassen.

We respecteren niet alleen de regels die in de Verordening (EU) 2016/79 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming - AVG).

We respecteren, in voorkomend geval, de Belgische privacywetgeving (dd. 30 juli 2018) ter uitvoering van de AVG. We houden ook rekening met uw algemeen grondrecht op privacy We zullen niet meer informatie opvragen, of verwerken, dan nodig is om uw geschiktheid als sollicitant voor een bepaalde functie te beoordelen.

Voor de informatie die u als sollicitant aan ons verstrekt via JobSolutions treedt de organisatie waarbij je solliciteert op als verwerkingsverantwoordelijke.

In deze privacyverklaring beantwoorden we volgende vragen:

1. Welke persoonsgegevens verzamelen we in de loop van het sollicitatie- of wervingsproces?
2. Hoe gebruiken we deze persoonsgegevens en op welke rechtmatigheidsgrond beroepen we ons?
3. Welke (technische) middelen gebruiken we om uw persoonsgegevens te verwerken?
4. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en waarom?
5. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?
6. Welke privacy rechten heeft u en hoe kan u ze uitoefenen?
7. Welke maatregelen nemen we om uw persoonsgegevens te beschermen?
8. Hoe kan u ons bereiken indien u bijkomende vragen of opmerkingen heeft?

Inleiding

Voor de volgende begrippen verwijzen we naar art. 4, “Definities” van de AVG, die u kan raadplegen op volgende website: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX:32016R0679:

• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
• Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
• Geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens (profiling): elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd, met name met de bedoeling zijn beroepsprestaties, economische situatie, gezondheid, persoonlijke voorkeuren, interesses, betrouwbaarheid, gedrag, locatie of verplaatsingen te analyseren of te voorspellen;
• Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen;
• Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
• Ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt. Overheidsinstanties die mogelijk persoonsgegevens ontvangen in het kader van een bijzonder onderzoek overeenkomstig het Unierecht of het lidstatelijke recht gelden echter niet als ontvangers; de verwerking van die gegevens door die overheidsinstanties strookt met de gegevensbeschermingsregels die op het betreffende verwerkingsdoel van toepassing zijn;
• Bijzondere categorie van persoonsgegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid;
• Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt.

1. Welke persoonsgegevens verzamelen we in de loop van het sollicitatie- of wervingsproces?

In het kader van een sollicitatie- of wervingsproces kunnen volgende persoonsgegevens verwerkt worden, rekening houdende met de vacature  waarvoor u solliciteert:

• Identiteit- en  contactgegevens (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer);
• Persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum);
• Opleiding en werkervaring (certificaten, diploma’s, referenties);
• Alle gegevens uit uw C.V.;
• Zichtbare gegevens uit uw profielen op LinkedIn en/of andere social media of publieke websites (enkel en alleen indien dit relevant is voor de vacature waarvoor u solliciteert);
• Alle andere informatie die u ons schriftelijk of mondeling bezorgt in het kader van het sollicitatie- of wervingsproces (bv. foto);
• Gerechtelijke gegevens: uittreksel uit het strafregister (in voorkomend geval en indien vereist voor de vacature waarvoor u solliciteert);
• Het resultaat van assessments, geschiktheidsexamens, notities van de bevoegde personen die het sollicitatie- of wervingsproces begeleiden en/of beoordelen...

Het is mogelijk dat er tijdens het sollicitatie- of wervingsproces toch bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals ras, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond …)  worden verwerkt. We zorgen voor de nodige omzichtigheid indien we deze persoonsgegevens in het kader van sollicitatie- of wervingsproces toch zouden verwerken.

U bent verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt. Het is niet toegestaan  om informatie te verstrekken die de rechten en plichten met betrekking tot privacy, vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom of handelsgeheimen van anderen schendt zonder de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken derde partij. Indien u personen opgeeft als referentie tijdens uw sollicitatie garandeert u eveneens dat u die personen op de hoogte hebt gebracht van de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Hoe gebruiken we deze persoonsgegevens en op welke rechtmatigheidsgrond beroepen we ons?

Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

• De beoordeling van uw vaardigheden, kwalificaties en interesses voor de vacature;
• De controle van uw gegevens, referenties en/of achtergrond (indien nodig);
• De communicatie die we met u voeren omtrent het sollicitatie- of wervingsproces;
• De verbetering van ons eigen sollicitatie- en wervingsproces.

Om uw persoonsgegevens te verwerken hebben we een rechtmatigheidsgrond (ook wel een rechtsgrond genoemd) nodig. Dat is een specifieke regel (een wet, een contract,…) waarop we ons baseren om uw persoonsgegevens te verwerken. We verwerken uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming. U heeft het recht om uw toestemming op elke moment in te trekken. Let wel op dat dit recht niet absoluut is en omwille van de looptijd van de procedure niet onmiddellijk kan toegepast worden.

Contacteer de organisatie waarbij je solliciteert als u hierover vragen heeft.

3. Welke (technische) middelen gebruiken we om uw persoonsgegevens te verwerken?

Sollicitanten kunnen hun C.V., motivatiebrief en bijkomende informatie bezorgen via JobSolutions.

In principe worden, naast JobSolutions de standaard office toepassingen, zoals outlook, word, excel en mogelijks ook pdf gebruikt. De servers, waar onze (cloud) oplossingen mee verbonden zijn, staan allemaal in Europa.

4. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en waarom?

Uw persoonsgegevens zullen enkel gedeeld worden met de personen die bevoegd zijn om uw kandidatuur te beoordelen en instaan voor de begeleiding van het sollicitatie- en wervingsproces. Alle personen betrokken bij het sollicitatie- of wervingsproces zijn op de hoogte van de actuele privacywetgeving. In sommige gevallen werd er eveneens een vertrouwelijkheidsovereenkomst getekend.

Het is mogelijk dat de externe IT provider, die instaat voor het onderhoud en operationeel houden van JobSolutions, (incidenteel) uw persoonsgegevens kan zien. Dit is alleen voor zover dit noodzakelijk is om de goede werking van de (technische) systemen te waarborgen. Hiertoe werden de nodige contractuele afspraken gemaakt.

Indien u hierover vragen heeft kan u steeds terecht bij de organisatie waarbij je solliciteert.

5. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van niet-geselecteerde sollicitanten worden gedurende maximaal (termijn afhankelijk van organisatie) maanden, nadat de betrokken vacature werd ingevuld of met andere woorden wanneer de procedure is afgesloten, bewaard.

Uw persoonsgegevens zullen bij het aflopen van deze bewaartermijn geanonimiseerd worden. Dit wil zeggen dat we in dit kader niet meer spreken van persoonsgegevens, aangezien ze niet meer kunnen verwijzen naar u of kunnen gelinkt worden aan u. De AVG is in dit geval ook niet meer van toepassing.

én maand vóór dat de hiervoor vermelde bewaartermijn afloopt zullen we u nog contacteren. Indien u wenst kan u, op dat moment, nog altijd aangeven dat u uw persoonsgegevens voor een langere tijd in JobSolutions wenst te behouden. Uw persoonsgegevens zullen dan gedurende dezelfde periode als hiervoor vermeld, bewaard worden.

Dit is niet van toepassing indien u een persoonlijke account in JobSolutions heeft aangemaakt. In dit geval behoudt u uw account tot op het moment dat u die zelf verwijdert.

Indien we beslissen om uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv. om een wervingsreserve aan te leggen, dan zullen we uw expliciete toestemming vragen om uw persoonsgegevens langer bij te houden en eventueel te actualiseren. De bewaartermijn begint in dit geval te lopen vanaf het moment dat de wervingsreserve ophoudt te bestaan.

6. Welke privacy rechten heeft u en hoe u ze kan uitoefenen?

U heeft volgende privacy rechten:

• U heeft het recht op transparante en begrijpelijke informatie;
• U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te kijken  en indien nodig, heeft u het recht om uw gegevens te laten verbeteren;
• U heeft het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens,  als we een verwerking van uw persoonsgegevens doen op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• U heeft het recht om uw toestemming in te trekken, op voorwaarde dat we toestemming gebruiken als rechtmatigheidsgrond;
• U heeft het recht om te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• U heeft het recht op overdraagbaarheid van de gegevens;
• U heeft het recht om u te verzetten tegen elke geautomatiseerde besluitvorming (ook wel profiling genoemd). De organisatie waarbij je solliciteert maakt momenteel geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming tijdens het sollicitatie- of wervingsproces;
• U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. We geven alvast mee, dat dit recht aan beperkingen onderhevig kan zijn. In voorkomend geval zullen we u deze beperkingen meedelen. We zullen in de mate van het mogelijke alle ontvangers verwittigen indien u dit recht uitoefent.

Om uw rechten uit te oefenen, of indien u vragen heeft contacteert u de organisatie waarbij je solliciteert.

Indien u vindt dat wij u niet voldoende geholpen of geïnformeerd hebben bij de uitoefening van één van uw rechten of om een andere reden,  kan u altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. We verwijzen u hiervoor door naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger

7. Welke maatregelen nemen we om uw persoonsgegevens te beschermen?

We zorgen voor gepaste veiligheidsmaatregelen en voorzien de nodige contractuele afspraken met onze verwerker(s) bij de behandeling van uw persoonsgegevens. We voorzien dan ook gepaste fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.

We geven u een paar voorbeelden van de maatregelen die de organisatie waarbij je solliciteert neemt. De medewerkers betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens:

• Hebben allemaal een vertrouwelijkheidsovereenkomst getekend en volgen jaarlijks een privacy awareness opleiding;
• ijn op de hoogte van ons het clean desk principe (persoonsgegevens worden nooit achtergelaten op het bureau van de betrokken medewerker). Dit principe geldt vanzelfsprekend ook in het geval de betrokken medewerker thuis werkt;
• zorgen ervoor dat Persoonsgegevens op een veilige manier verwijderd worden;

Onze systemen zijn voorzien van de nodige beveiligingsmechanismen om ongeoorloofde toegang, vernietiging en/of inzage van persoonsgegevens te vermijden.

We passen onze technische en organisatorische maatregelen ook aan indien dat nodig is.

Heeft u hierover nog vragen, dan contacteert u de organisatie waarbij je solliciteert.

8. Hoe kan u ons bereiken indien u bijkomende vragen of opmerkingen heeft?

Voor vragen, opmerkingen of eventuele klachten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens neemt u contact op met:

de organisatie waarbij je solliciteert
jobs@public.vlaanderen

9. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Onze privacyverklaring kan worden gewijzigd wanneer dat noodzakelijk zou zijn omwille van veranderende wetgeving of om wijzigingen in ons wervings- en selectieproces.

De datum van publicatie en versie van het document vindt u onderaan op elke pagina van de privacyverklaring. Controleer regelmatig of er een nieuwe versie is gepubliceerd, aangezien wijzigingen aan deze privacyverklaring van toepassing zijn vanaf de datum van publicatie.

31/05/2022