Als onthaalmedewerker ben je de stem en het gezicht van GC De Maalbeek Je staat in voor de balie en bent het eerste aanspreekpunt voor het algemene onthaal en de administratie. Je verwelkomt bezoekers en gebruikers van GC De Maalbeek op warme wijze, zowel aan de balie als telefonisch. Je helpt mensen graag verder. Je geeft hen het gevoel dat ze in goede handen zijn. Je zoekt graag naar de beste oplossing. Je beluistert hun vraag en vraagt door tot je alle relevante informatie hebt. Je informeert hen waar mogelijk of verwijst hen door. Ook de mails behandel je op eenzelfde zorgzame manier. Je doet dit niet alleen, maar in een team van administratieve medewerkers.

Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens;

• Het correct bijhouden van inschrijvingen van activiteiten in het GC via Kwandoo.
• Activiteiten correct invullen in het registratieprogramma Yesplan.
• Beheren van zaalverhuur: als aanspreekpunt voor zaalgebruik volg je reservaties op, registreert die in de planning en maakt gebruikersovereenkomsten op in Yesplan.

Voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van documenten;

• Uitvoeren van administratieve taken (verslagen schrijven, server up to date houden, enz.)

Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten;

• De algemene mailbox van het GC opvolgen.
• Telefonische oproepen ontvangen, gestelde vragen goed detecteren en zo snel mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen.
• Het correct noteren van boodschappen en het communiceren aan de juiste personen.
• Bezoekers op een klantvriendelijke manier ontvangen, hun gestelde vragen goed detecteren en hen zo snel mogelijk helpen of op een correcte manier doorverwijzen.
• Vlot gebruik van de Nederlands taal en kennis van het Frans en het Engels.
• Kennis hebben van de organisatie en de werking van het gemeenschapscentrum.
• Kennis hebben van de gemeente.

Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten;

• De inforekken in het gemeenschapscentrum op een overzichtelijke manier ordenen en up-to-date houden.
• Het op orde houden van de onthaalbalie en het onthaalsecretariaat.

Verzorgen van correspondentie en onthaal (post, mail, telefoon, fax);

Inspringen bij werkoverlast of afwezigheid van collega's;

Meehelpen bij activiteiten (recepties, feesten, enz.) van het gemeenschapscentrum, ook ‘s avonds en in het weekend;

Bezoekers en klanten vriendelijk ontvangen, de gestelde vragen goed detecteren en zo snel mogelijk behandelen of op een correcte manier doorverwijzen.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacature

Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of van een bacheloropleiding.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• Je hebt interesse in de werking van het GC. Je wil je inzetten om het lokale netwerk te leren kennen.
• Je bent digitaal en administratief vaardig. Je hebt een goede basiskennis van Office 356 (Word, Excel, Teams). Je wil je inzetten om nieuwe software aan te leren (Kwandoo, Paspartoe, Yesplan ...)
• Je spreekt goed Nederlands. Kennis hebben van het Frans en het Engels (en eventueel andere talen) is een pluspunt.
• Je werkt zelfstandig en houdt van zaken aanpakken en oplossen.
• Je vindt het geen probleem of af en toe ‘s avonds of in het weekend te werken.

Je krijgt een halftijds contract voor bepaalde duur met als loonschaal C111 met ingang van 15 september 2024.

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In de infobundel berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Evenwicht in je leven  

• Als je voltijds werkt, heb je elk jaar 35 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,35 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in het vacaturebericht. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Katrien Van Ryssen, centrumverantwoordelijke bij GC De Maalbeek op het nummer 02 734 84 43 of via katrien.vanryssen@vgc.be

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Tiffany De Schrijver beantwoordt graag je vragen op het nummer 0490676240 of via tiffany.deschrijver@vgc.be