Als administratief medewerker sta je in voor de gehele administratieve en praktische ondersteuning van de directie. Je ondersteunt meerdere teams bij administratieve taken en staat mee in voor het beheren en up-to-date houden van gegevens (organisatiedatabank, subsidieloket,…). Je ondersteunt het administratief proces van subsidiedossiers. Je wordt ook af en toe ingeschakeld om het onthaal in De Poolster te verzorgen.

• Verzamelen, verwerken en rapporteren van gegevens;
  • Initiatief nemen voor uitvoering van de administratieve taken met de meest adequate softwaretoepassingen (templates, databestanden, onlinecommunicatie, ….).
  • Voorbereiding, verwerking en afhandeling van (kleine) aankoopdossiers voor de directie in overeenstemming met de wetgeving op overheidsopdrachten.
     
• Voorbereiden, opstellen, controleren en klasseren van documenten;
  • Voorbereiden van briefwisseling  (en overeenkomsten) in kader van (subsidie)dossierbeheer.
  • Registreren (digitale) subsidiestukken (o.a. opvolging van ondertekende versies of verantwoordingsstukken).
     
• Verstrekken van informatie en documentatie aan interne en externe klanten;
  • (Telefonisch) onthaal van interne en externe klanten, in afstemming met het directiesecretariaat, zowel in het administratiehuis als op locatie (in De Poolster).
  • Verzamelen, verwerken en verspreiden van informatie en documenten langs papieren en digitale weg.
  • Informeren van subsidie-aanvragers over de stand van zaken in hun dossier voor en na de besluitvorming (zowel op vraag van als op eigen initiatief).
     
• Up-to-date houden van de ondersteunende databanken en beheersinstrumenten;
  • Up-to-date houden van contactgegevens van organisaties of individuen in de organisatiedatabank.
  • Opvolgen van subsidieaanvragen in het subsidieloket.
  • Instaan voor informatie-uitwisseling met betrokken collega’s inzake ondersteunende databanken en beheersinstrumenten (organisatiedatabank, subsidieloket, BEO).
     
• Verzorgen van correspondentie en onthaal (post, mail, telefoon);
  • Ondersteuning van grote verzendingen.
  • Back-up van het directiesecretariaat.
     
• Logistiek ondersteunen van de werkzaamheden;
  • Algemene materiële en logistieke ondersteuning bij vragen van collega’s.
  • Ondersteuning van de organisatie van vergaderingen en events.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacature

Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of van een bacheloropleiding.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• je bent een teamplayer
• je bent ondernemend en kan zelfstandig werken
• je bent communicatievaardig

Je krijgt een halftijds contract voor bepaalde duur met als loonschaal C111. 

Je nettoloon is erg afhankelijk van je gezinssituatie. In de infobundel berekenen we het nettoloon van een alleenstaande zonder personen ten laste.

Aantrekkelijke extra’s

• Voor elke gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 8 euro.
• Je ontvangt een eindejaarstoelage.
• Je bouwt een extra pensioenkapitaal op doordat de VGC jaarlijks 4% van je jaarloon aan het Vlaams Pensioenfonds overmaakt.
• Je krijgt een uitstekende hospitalisatieverzekering. Je gezinsleden kan je voordelig laten aansluiten.
• Je geniet bovendien van een verzekering gewaarborgd inkomen waardoor je een premie krijgt bovenop je ziekte-uitkering vanaf je 31ste dag ziekte.

Evenwicht in je leven  

• Als je halftijds werkt, heb je elk jaar 17,5 vakantiedagen.
• Je bent vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je krijgt ook vrijaf op 3 extra feestdagen bovenop de wettelijke feestdagen.
• Afhankelijk van je job kan je tot 2 dagen per week telewerken.
• Er zijn vele verlofstelsels en alternatieve uurroosters mogelijk voor zorgtaken, een intensieve hobby of gewoon meer tijd voor jezelf.

Ontwikkel jezelf

Je krijgt heel wat ontwikkelingskansen om je competenties verder te verdiepen en uit te breiden. Hiermee start je al volop tijdens je inwerktijd die 6 maanden duurt.

Zot van Brussel?

Je krijgt jaarlijks een bruto stadspremie van 1240 euro als je in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest woont.

Groene mobiliteit

• Elke werknemer bij de VGC krijgt een abonnement op de MIVB om je in Brussel vrij te kunnen verplaatsen.
• Je krijgt ook een abonnement op De Lijn en/of de NMBS voor je woon-werkverkeer.
• Je ontvangt een fietsvergoeding van 0,35 euro voor elke kilometer die je naar en van je werk aflegt met de fiets.
• Er zijn dienstfietsen beschikbaar voor dienstverplaatsingen.

Alle informatie over de functie en de selectieprocedure met tijdslijn hebben we voor jou samengebracht in het vacaturebericht. 

Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Neem dan contact op met Leen Troost, deskundige expert bij de algemene directie Welzijn, Gezondheid en Gezin op het nummer 0485 91 98 12 of via leen.troost@vgc.be

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Tiffany De Schrijver beantwoordt graag je vragen op het nummer 0490 67 62 40 of via tiffany.deschrijver@vgc.be