Administratief medewerker (C1-C3) Dienst Facility & Aankoop

Secretariaat

Fungeren als aanspreekpunt voor internen/externen en instaan voor een goede communicatie met het zonaal magazijn, de werkplaatsen, de financiële dienst, lokale aanvragers en externe leveranciers. In samenwerking met collega’s dienst Facility & Aankoop:

• Opvolgen van (interne) post en mailbox van dienst Facility en Aankoop.
• Organisatie en verslaggeving van werkgroepen (o.a. van de werkgroep materieel, kledij en kazernering)

Besteladministratie

Administratieve ondersteuning bieden voor besteladministratie:

• Verwerken van aanvragen tot bestelling.
• Praktische organisatie en uitvoering van nieuwe bestellingen/contracten in overleg met de betrokken dienst en leverancier.
• Opmaken van marktbevragingen: opvragen van offertes aan leveranciers en vergelijking van offertes.
• Opvragen van nodige documenten voor dienst Preventie en Bescherming op het Werk.
• Opmaken van bestelaanvragen/bestelbonnen in het boekhoudprogramma.
• Opvolgen van bestellingen en signaleren van problemen aan leveranciers, diensthoofden en collega’s.
• Leveringsbonnen koppelen met correcte bestelbon, registreren en archiveren.
• Validatie van facturen: controle prijzen (conform bestelbon/contract?), nagaan goederen geleverd of werken uitgevoerd, levering conform gemaakte afspraken, index correct toegepast, opvragen van creditnota’s.
• Bewaken van de aankoopprocedure en naleven van de wetgeving overheidsopdrachten.

Administratie contractbeheer

• Opvragen en inventariseren van lopende contracten: invoeren van contractgegevens (o.a.. leverancier, looptijd, budget,…) in het contractbeheersysteem.

Administratie voertuigen - werkplaats

• Administratieve ondersteuning bestellingen werkplaats.
• Aanvullen voertuigfiches, opvolgen van meldingen en registratie voertuigflows (in dienst, uit dienst, wijziging van post).
• In- en uitschrijven van voertuigen (verkeersbelasting, verzekering, tankkaart, …)

Schadebeheer

• Opvolgen van facturen en vrijstellingen verzekeringen na schadegeval voertuig.
• In samenwerking met / in afwezigheid van collega:

- Opmaken en opvolgen van dossiers betreffende schadegevallen op voertuigen.
- Instaan voor communicatie tussen de verzekeringsmaatschappij, zonale werkplaatsen, experten en herstellers.
- Opvolging van mailbox schadebeheer.

Wie zoeken we?

Je staat in voor het correct uitvoeren van diverse administratieve taken en je wil neuzen in contracten, collegebesluiten, offertes…

Je hebt oog voor detail en je werkt ordelijk en georganiseerd. Je kan de nodige informatie nauwkeurig en correct opnemen in het contractbeheersysteem.

Je bent een teamplayer, je helpt je collega’s met de besteladministratie en je springt bij om marktverkenning uit te voeren en facturen te controleren.

Maar je kan ook zelfstandig werken en initiatief nemen.

Je bent flexibel en klantvriendelijk en je bent het (telefonisch) aanspreekpunt voor zowel burgers, bezoekers, leveranciers en/of collega’s.

Je beschikt over de nodige pc-kennis en je werkt vlot met Word en Excel en kan je snel nieuwe softwareprogramma’s eigen maken.

Je hebt affiniteit met cijfers en kennis of ervaring met facturatie, financiële gegevens en boekhoudkundige documenten is een pluspunt maar geen vereiste.

• Een gevarieerde job binnen een warm team.
• Een contractuele voltijdse functie van onbepaalde duur.
• Een basisloon tussen 2.303 euro en 4.215 euro BRUTO geïndexeerd (met maximale anciënniteit)
• Een gezonde balans tussen werk en privé door een glijdend uurrooster en de mogelijkheid tot telewerk
• Extralegale voordelen zoals

- maaltijdcheques
- gratis hospitalisatieverzekering,
- fietsvergoeding
- gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer
- minstens 30 jaarlijkse vakantiedagen
- 14 betaalde feestdagen
- Eindejaarstoelage
- Tweede pensioenpijler
- Onkostenvergoeding voor thuiswerk

• Ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning betreft.
• Een takenpakket binnen een groeiende organisatie waarin je de mogelijkheid hebt om de nodige verantwoordelijkheid binnen je takenpakket op te nemen.

Verloop van de procedure:

Deel 1: pre-selectieproef
We beoordelen je kandidatuur op basis van de ingevulde vragenlijst (preselectie). Het is op basis van jouw antwoorden op deze vragen dat je toegelaten wordt tot de verdere procedure of niet (geslaagd/niet geslaagd). Deze proef wordt op afstand afgenomen. Geslaagde kandidaten stromen door naar het volgende selectieonderdeel.
De uiterste inschrijvingsdatum is 18 augustus 2024. De vragenlijst moet ingediend worden bij sollicitatie.

Deel 2: PC-testen
Dit onderdeel bestaat uit een aantal computergestuurde proeven. Hiermee worden een aantal administratieve vaardigheden, relevant voor de functie, afgetoetst.
De pc-testen gaan door tussen 6 september 2024 en 11 september 2024 en gebeuren op afstand.

 Deel 3: Functie-specifieke proef en interview
Wie slaagt voor de PC-testen zal uitgenodigd worden voor een functie-specifieke proef en een competentiegericht interview. Kandidaten moeten 60% behalen om geslaagd te zijn.
Na afloop van deze proef worden de geslaagde kandidaten volgens behaald aantal punten op een lijst van geslaagden geplaatst. Deze rangschikking noemen we dan de werfreserve. De eerste geslaagde kandidaat mag opstarten, de andere geslaagde kandidaten blijven op deze werfreservelijst staan.

Dit onderdeel gaat door op 26 september 2024.

Deelnemingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig.                   
• Laatstejaarsstudenten worden ook toegelaten tot de selectieprocedure als ze aan hun kandidatuur een studiebewijs van het lopende jaar toevoegen. Uiterlijk op datum van indiensttreding bezorgen zij vervolgens het gevraagde diploma.

Voeg volgende documenten toe aan je kandidatuur:

• CV met exacte data van jouw werkervaring en duidelijke en beknopte omschrijving van je takenpakket.
• De ingevulde vragenlijst (preselectieproef)
• Motivatiebrief
• Kopie van het vereiste diploma

Als kandidaat ben je zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de correcte documenten via het sollicitatieplatform. Bezorg je ons de verkeerde, onvolledige of laattijdige documenten, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Heb je vragen, neem dan contact op met de dienst Werving en Selectie:

• Via e-mail: vacatures@zone1.be
• Dienst Werving en Selectie: 050/68 19 42

Heb je inhoudelijke vragen over de functie:

• Dienst Facility en Aankoop: 050/68 18 18