Coördinator burgerlijke stand (B1-B3)

Als coördinator geef je leiding aan een team van 8 medewerkers die instaan voor een klantgerichte dienstverlening in het subteam burgerlijke stand van stad Kortrijk. Je coördineert de dagelijkse werking. Je coacht en begeleidt je medewerkers in het behandelen, uitvoeren en opvolgen van hun taken. Daarnaast ben je zelf expert in de materie en ondersteun je je teamverantwoordelijke ook inhoudelijk binnen bepaalde dossiers, projecten en het optimaliseren van de dienstverlening.  

IN WELK TEAM KOM JE TERECHT? 

Team Centraal Onthaal en Burgerzaken bevindt zich in het stadhuis en bestaat uit twee deelteams: team burgerzaken (30 medewerkers) en team centraal onthaal (11 medewerkers). Deze teams werken nauw samen in het aanbieden van een zo klantvriendelijk mogelijke dienstverlening en zetten voortdurend in op een doorgedreven digitalisering, vernieuwing, vereenvoudiging en verbetering van processen. 

Team burgerzaken omvat de deelteams bevolking, andere nationaliteiten en burgerlijke stand. Je komt terecht in het deelteam burgerlijke stand dat instaat voor de correcte registratie van alle belangrijke levensmomenten: geboorte, huwelijk, overlijden... Dit team komt ook regelmatig in contact met dossiers in een internationale context (bv. buitenlandse akten) en legt linken tussen verschillende wetgevingen.

WAT ZIJN JOUW VERANTWOORDELIJKHEDEN?

Je realiseert de doelstellingen van het beleid en zet in op een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening.

• Je bent verantwoordelijk voor de kwaliteitsvolle realisatie van de klantgerichte dienstverlening van team burgerlijke stand, zowel t.a.v. de externe als interne klant. 
• Je bent het aanspreekpunt voor de organisatie, de burgers en de medewerkers bij problemen. Indien nodig kom je tussen bij conflicten met klanten en neem je een bemiddelende rol op in klachtendossiers. 

Je coördineert de werking van het team en werkt actief mee (zowel front-als backoffice).

• Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse werkplanning van team burgerlijke stand. Je zoekt naar oplossingen bij bezettingsproblemen en garandeert de basisdienstverlening. 
• Je gaat na of opdrachten correct en efficiënt gebeuren volgens de afspraken en zorgt waar nodig voor duidelijke afspraken indien deze ontbreken. 
• Samen met je collega’s begeleid je de klant doorheen een veelheid aan informatie en het kluwen van procedures en wetgeving. Je zorgt ervoor dat de klant zich uniek voelt en snel, adequaat en klantgericht geholpen wordt. 

Je geeft leiding aan je medewerkers.

• Je geeft leiding aan jouw medewerkers, coacht en motiveert hen volgens de principes van de visie en het personeelsbeleid van Kortrijk, waar we gaan voor een evenwicht en combinatie van een resultaats- en mensgerichte aanpak. 

Je zet je schouders onder de projecten binnen je eigen team of binnen de organisatie.

• Op basis van jouw expertise, kritische analyse van werkprocessen en signalen die je oppikt uit het werkveld, suggereer je proactief verbetervoorstellen om de werking en de dienstverlening verder te optimaliseren.
• Je ondersteunt bij projecten waar jij en/of je team een meerwaarde kunnen bieden. Je stimuleert je medewerkers om zich ook flexibel in te zetten als de organisatie daar om vraagt. 

Je ontwikkelt je eigen expertise en dat van jouw team.

• Je volgt de wetgeving en beleidsbeslissingen op en past procedures aan bij wijzigingen. 

Belangrijk voor deze functie:  

• Tijdens de weekdagen wordt permanentie voorzien van 9u tot 17u. Op maandag is het stadhuis open tot 19u en op zaterdagvoormiddag tot 12u30 (beurtrol 1/4). Je werkt gemiddeld 38 uur per week.

• Je bent in het bezit van een bachelor diploma of een diploma dat rechtstreeks toegang geeft tot niveau B (zie: Bijlage 2 | Vlaanderen.be) 

OF Je bent niet in het bezit van een bachelor diploma of een diploma dat rechtstreeks toegang geeft tot niveau B maar slaagt voor een niveau- en capaciteitstest.

• EN Je beschikt over minstens 2 jaar aantoonbare relevante beroepservaring in het leiden van een team of van een project(team) (bijvoorbeeld als leidinggevende, coördinator van een project, (informeel) verantwoordelijke of aanspreekpunt voor de dagelijkse werking zoals het opmaken van de dagelijkse planning, uurroosters, personeelszaken,…).

Ervaring in de materie van team burgerzaken is een pluspunt, maar belangrijker is de goesting om je hierin in te werken.

WAT MAG JE VAN ONS VERWACHTEN? 

• Een voltijds contract van onbepaalde duur op B1-B3 niveau. 
• Naast anciënniteit vanuit de openbare sector of onderwijs, kan ook relevante ervaring uit de privésector of als zelfstandige meegerekend worden met een maximum van 18 jaar. De loonschalen vind je terug op onze website, bij “veelgestelde vragen”. Concreet kan je – afhankelijk van de toegekende anciënniteit – een brutoloon verwachten van minimaal € 3025,85 en maximaal € 4530,28 bij opstart
• Maaltijdcheques van 7,5 euro.
• Een gratis hospitalisatieverzekering met gunsttarief voor partner en kinderen.
• Gratis aansluiting bij GSD-V.
• Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
• Fietsvergoeding.
• Eindejaarspremie.
• Groepsverzekering (tweede pensioenpijler).
• Een mooi verlofpakket (33 tot 35 dagen) en een flexibel uurrooster.
• Een coachingstraject voor leidinggevenden.
• We zetten in op welzijn en werkgeluk, met teambuildings, after work cafés, personeelsevents, webinars, workshops, sport over de middag, enz.
• Een loopbaan met ontwikkelingskansen en nieuwe uitdagingen.

Ontdek waarom het zo fijn is om voor Kortrijk te werken op werkenbijkortrijk.be of lees de veelgestelde vragen.

HEB JE VRAGEN? 

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Charlotte Goddeeris, de selectieverantwoordelijke voor deze procedure, via vacatures@kortrijk.be of 056 27 85 03.

Bij Kortrijk staan we open voor de diversiteit van kandidaten zonder onderscheid in geslacht, geloof, huidskleur, leeftijd, seksuele voorkeur of eventuele handicap.