onthaalmedewerker

Als onthaalmedewerker bij de dienst Secretarie van het stadhuis heb je een veelzijdige en dynamische functie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor burgers en bezoekers, zowel fysiek aan de balie als telefonisch. Je zorgt ervoor dat iedereen vriendelijk en efficiënt wordt geholpen, en je verwijst hen door naar de juiste stadsdiensten, schepenen of het secretariaat van de burgemeester.

Een belangrijk onderdeel van je werk is de telefooncentrale. Je zorgt voor een snelle en correcte telefonische dienstverlening met zo min mogelijke doorverwijzingen. Dit houdt in dat je klanten helpt de juiste informatie te vinden op de website en hun te assisteren bij een elektronische aanvraag of om een melding op te stellen via de website. Je boekt ook afspraken in voor burgers.

Je helpt bezoekers de weg te vinden naar verschillende stadsdiensten en vergaderzalen.

Je draagt de binnenpost rond in het stadhuis en naar andere diensten buiten het stadhuis. Ook verwerk je dringende briefwisseling en frankeer je brieven.

Daarnaast voer je kopieerwerk uit voor alle diensten, volg je de mailbox van het stadhuis onthaal op en assisteer je bij de bediening van vergaderapparatuur. Je zet vergaderzalen klaar en ruimt ze op in samenspraak met de poetsdienst. Op de dag van de vergadering controleer je de vergaderzalen en meld je eventuele problemen.

Je ondersteunt bij reserveringen van fietsen, auto’s en Blue bike abonnementen.

In een beurtrol doe je af en toe toezicht op avondvergaderingen of evenementen. Het kan ook uitzonderlijk op een zondag zijn. Piekperiodes zijn juni, september en november.

Tot slot open en sluit je het stadhuis, beheer je de alarminstallatie en controleer je de verwarming en verlichting om energie te besparen.

Kortom, als onthaalmedewerker ben je een onmisbare schakel in de dienstverlening van het stadhuis, met een breed scala aan verantwoordelijkheden en taken die bijdragen aan een efficiënte en klantgerichte werking.

• In het bezit zijn van een diploma hoger secundair onderwijs of secundair onderwijs van de derde graad of hiermee gelijkgesteld. Buitenlandse diploma’s moeten vergezeld zijn van een gelijkstellingsbewijs (zie www.ond.vlaanderen.be/naric/).
• Klantvriendelijk ingesteld zijn.
• Je bent in het bezit van een blanco uittreksel uit het strafregister (Model 1 art.596.1)
• Zowel zelfstandig als in team goed kunnen werken.
• Gestructureerd, nauwkeurig en ordelijk kunnen werken.
• Initiatief kunnen nemen en creatief zijn.
• Vlot met de courante softwaretoepassingen kunnen werken.
• Bereid tot weekend- en avondwerk
• Je kan goed communiceren in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.

Weddeschaal niveau C

Minimale bruto beginwedde: 2 349.46 euro/maand (voltijdse functie). Ervaring uit de openbare sector wordt volledig overgenomen en relevante werkervaring uit de privésector of als zelfstandige kan eveneens onbeperkt meegenomen worden.
De wedde wordt vermeerderd met vakantiegeld, eindejaarstoelage, maaltijdcheques

Eveneens gratis woon-werkverkeer bij gebruik van het openbaar vervoer; fietsvergoeding, hospitalisatieverzekering en tweede pensioenpijler.
Jaarlijks ecocheques voor een bedrag van 160,- euro en 40,- euro aan Vilvoordse handelaarsbonnen voor een voltijdse kracht (a rato van je arbeidsregime)

De Vilvoordse Personeelskaart biedt  je een aantal voordelen aan: gratis lidmaatschap bibliotheek Vilvoorde, 24 gratis zwembeurten in het stedelijk zwembad ‘t Zeepaardje, gratis vissen op de visvijver in Hanssenspark, korting bij aankoop van losse tickets in cc Het Bolwerk, gratis naar de film bij aankoop van een abonnement in cc Het Bolwerk.

Interessante verlofregeling (wettelijke verlofdagen en 13,5 bijkomende verlofdagen, 14 feestdagen en werktijden waardoor een evenwichtige combinatie van vrije tijd/gezin en werk mogelijk is. Aangename werkomgeving, tof en enthousiast team zijn zeker een meerwaarde. 

Bijkomende inlichtingen ivm de vacature kunnen steeds bekomen worden op de dienst Personeel, AC Mattenkot, Lange Molensstraat 44, 1800 Vilvoorde, telefoon 02 255 79 48 of via sollicitaties@vilvoorde.be